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仕事用のファイルの保存・管理はGoogleドライブで行うと便利

Google ドライブ

Googleが提供する「スプレットシート」「ドキュメント」「スライド」の3つのはビジネスアプリでよく利用するサービスですが、複数のユーザーや複数のデバイス(端末)で活用するのであればファイル管理を『Googleドライブ』で行うことで作業の効率化を測れます。どれも「Googleアカウント」があれば無料で利用することができ、さまざまなビジネスシーンに適応しているので非常に便利なサービスとなっています。

Googleドライブ活用術もくじ 当記事でわかること

1.モバイル版Googleドライブアプリを導入
2.Googleアカウントの保存領域である「マイドライブ」にフォルダを作成して管理
3.マイドライブに保存したファイルをフォルダに入れて分類・整理する方法
4.モバイル端末のカメラ機能を使ってスキャンした画像をPDFファイルとして保存
Googleドライブ ▼
https://drive.google.com/drive/

1.モバイル版Googleドライブアプリを導入して、複数の端末でファイルを一元管理

アカウント領域保存を管理するアプリとしてGoogleドライブは非常に便利です。PCだけではなくスマホやタブレットでも利用することができ、どの端末からでもファイルを共有・管理・編集・観覧することができるようになります。Googleの「スプレットシート」「ドキュメント」「スライド」などで作成したファイルはgoogleアカウントの保存領域である、Googleドライブ内の「マイドライブ」に保存されます。
Googleドライブアプリを導入することで、保存領域にあるファイルにどこからでも簡単にアクセスすることができるようになります。スマートフォンにダウンロードしたGoogleドライブアプリを起動すると、マイドライブ内に保存されているファイルの一覧を表示させることができます。この中から各ファイルをタップすることで、Googleスプレットシートアプリなどを通じて他のアプリとの連携が可能です。
1.Googleアカウントを使うアプリやサービスで作成したすべてのファイルは「マイドライブ」に保存される
2.Googleドライブアプリでマイドライブ内のファイルをタップ
3.スプレットシートやExcelファイルをタップすると「Googleスプレットシートアプリ」が起動
4.プレゼンやPowerPointファイルをタップすることで「Googleスライドアプリ」が起動
これらの動作をスマホやタブレットなどの端末で行うのであれば、お手持ちのスマートフォンにGoogleの各アプリをダウンロードしておく必要があります。どれもGoogleplayやiTunesストアで無料で入手することができます。

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2.Googleアカウントの保存領域である「マイドライブ」にフォルダを作成する方法

Googleドライブアプリ(スマホ・タブレット版)を開くと、アプリ内に「+」アイコンがあるのでそちらをタップします。これでGoogleドライブの保存領域内に「スプレットシート」「ドキュメント」「スライド」などのファイルやフォルダを作成することができます。新しいフォルダを作成する場合は「新規」画面から「フォルダ」を選択することで行うことができます。
■マイドライブにフォルダを作成する
「新しいフォルダ」画面が表示されるのでフォルダ名を入力して「OK」をタップすれば「マイドライブ」に新しいフォルダが作成されます。

3.マイドライブ内にあるファイルをフォルダに入れて分類・保存する方法

Googleドライブアプリに表示されているファイルは作成したフォルダにドラッグ&ドロップすることで移動させることができます。フォルダを作成して関連のファイルを保存するようにしましょう。フォルダを開いてファイルの中身を確認するには、Googleドライブ内にある一覧画面のフォルダをタップすることで保存されているファイルを確認することができます。ファイルを開いてメニューアイコンから「詳細」をタップし、保存しているフォルダを変更することもできます。
【移動させたいファイルをドラッグ&ドロップする方法】
ファイルを長押ししてその状態のまま任意のフォルダに移動させることでドラッグ&ドロップすることができます。

スマホなどのモバイル端末のカメラ機能を利用して、撮影したデータをスキャンファイルとしてPDFファイルを作成する方法

モバイル端末のカメラ機能を使って、紙の書類などを撮影してスキャンを行いPDFファイルとしてGoogleドライブ内のマイドライブに保存することも可能です。Googleドライブアプリ内にある「+」ボタンをタップして「スキャンアイコン」をタップします。撮影画面に切り替わるので、PDFとして保存したい被写体を画面に表示されている被写体に収めて撮影アイコンをタップします。あとは自動的にスキャンが実行されるので、状態を確認し、よけれチェックアイコンをタップしてPDFファイルとしてGoogleドライブに保存します。

Googleドライブ活用術まとめ

このようにGoogleドライブは「スプレットシート」や「ドキュメント」「スライド」などのサービスをより活用するための土台となる機能です。Googleのサービスで作成されたサービスはドライブ内にあるマイドライブに保存され、管理・変更・移動・観覧・編集とさまざまな端末から行えるようになります。Googleサービスの基本ともいえる機能となっているので、パソコンだけではなく、お手持ちのスマホやタブレットでも利用できるように設定し、ビジネスの効率化を測ってみることをおすすめします。
Googleドライブ ▼
https://drive.google.com/drive/

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